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如何在2020年改善电子邮件

Jan 07, 2020. 2 comments

这是新的一年-如果您仍在处理2019年以来满是电子邮件的收件箱,以下三个技巧可帮助您在2020年更好地处理电子邮件。

首先,选择超过三句话的任何电子邮件,看看是否可以将其缩短。 正如Lifehacker的尼克·道格拉斯Nick Douglas)在他的帖子中解释的有关如何编写完美的电子邮件的内容:

仔细阅读您的消息,并去除所有的自我参考,第二次猜测和冗余。 再说一遍,编写所有内容也不是问题。 如果不编辑,这只是一个问题。 它类似于另一个基本的编辑工具:删除第一段,您可能已经花了热身。 删除最后一段,该段是重复的或超出范围的。 节省读者的时间和精力。

如何制作完美的电子邮件

孩子们写信或写文章时会做的事情。 他们写“哦,然后……”,就像读者

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当您去除所有这些自我参考和第二种猜测时,请检查是否可以用更清晰,更强大的替代方法替换电子邮件中的任何短语。 用Dani Donovan的电子邮件像老板的可打印图表一样来获取灵感-例如,您可以写“感谢您的耐心”,而不是写“抱歉抱歉”。

多诺万(Donovan)是一位漫画家,其作品专注于注意力缺陷多动症(ADHD),他创建了该指南,以帮助自己和他人:

我有一个习惯,那就是过度使用感叹号,表情符号和限定词(如“ just”(可能)和“ possible”(可能))来听起来特别友好且不威胁电子邮件。 (“只是想知道/只是确认/只是检查/只是确定/只是想让您知道”)

Donovan的另一个电子邮件提示是停止在电子邮件草稿上折腾,并将那些冗长的,多次修订的电子邮件转变为实际的对话(最好是花一个小时重新修正它们)。 虽然我们都知道有些电子邮件需要保留,以便您可以保持通信记录,但尼克·道格拉斯所说的“三分钟规则”也有一个好处:

如果您在写和回复电子邮件时遇到麻烦,请使用以下简单技巧:将计时器设置为三分钟。 现在,在时间用完之前写完整的电子邮件。

在开始发送电子邮件之前,请设置一个计时器

如果您在写和回复电子邮件时遇到麻烦,这里有一个简单的技巧:将计时器设置为三个…

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同样,这并非在all情况下都有效,但是它应该可以帮助您清除收件箱中的很多内容。

所以。 三分钟,三句话,尽可能少地猜测。 使用这三个技巧可帮助您改善2020年的电子邮件,并快速回复阅读本文所花的时间。

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