メールのスヌーズがひどい考えである理由と代わりに何をすべきか

新しいGmailアップデートは もう入手ましたか?(そうでない場合は、Web設定メニューに[新しいGmailを試す]オプションがあるかどうかを確認してください。)その主な新機能の1つは、以前にさまざまなアプリ(受信トレイなど )で見たメールをスヌーズする機能です。ここでは、スヌーズが悪い理由、回避する必要がある理由、および代わりに何をすべきかについて説明します。

最初は、メールのスヌーズは記録的な速さで受信トレイをパワーアップするための魔法の修正のように見えますが、それは実際には何もしていないためです。メールを処理する責任を後で延期しているからです。整理する将来の自己。

確かに、対処する時間ができるまでメールを隠しておくと、何かを成し遂げているように感じるかもしれませんが、2回以上回ることなく、受信トレイに届くメールがすでに十分にある可能性があります。これは、後で読むサービスで記事をキューに入れるようなものです。今すぐデッキをクリアするのに適していますが、後でどうでしょうか。

ウェブ上の新しいGmailでの実装はかなりうまく行われています。スレッドにカーソルを合わせて時計アイコンをクリックすると、1日、1週間、週末まで、または選択した日時までメッセージをスヌーズできます。しかし、その時が来るとどうなりますか?お金はどこかで止まらなければなりません。

スヌーズは、何か他のことが最初に発生するまでアクションを実行できないメッセージに便利であると想像できます。そのため、実際に会議が行われるまで、会議のレポートを求める電子メールを却下する場合があります。ただし、受信トレイをすばやくゼロにするためだけにメールをスヌーズすることは、生産性がまったく高くありません。実際、メールを最終的に処理する前に、メールをいつ返すかを決定する追加の手順があるため、生産性が低下します。

お互いにメールを送信し始めてから約40年経った今でも、メールの過負荷に対処するための魔法の公式を待っています。ここでは簡単な修正はありませんが、役立つテクニックとツールがあります。Gmail自体には、メッセージをスヌーズするよりもはるかに効果的であることが証明できる、新旧両方の便利な機能がたくさんあります。

まず、Gmailのタブを設定して、Googleのアルゴリズムが重要度の低いメッセージをメインの受信トレイから遠ざけることができるようにします。歯車アイコン(右上)をクリックし、[受信トレイ構成]をクリックして、表示するタブを有効にします。それでも大量の電子メールに見舞われる可能性がありますが、少なくともそれはきちんと分類され、無視できるものについてより良いアイデアが得られます。

Gmailで問題が発生した場合は、メールをタブ間でドラッグします(または、メールを選択して上部の[移動]ボタンをクリックします)。メールを選択し、[その他]メニュー(縦に3つ並んだ点)をクリックして、ポップアップリストから[重要としてマーク]を選択して、本当に気になるメッセージについてGmailに通知することもできます。

受信する電子メールの量と種類によっては、重要でないメッセージを除外するのではなく、重要なメッセージをプライマリタブにフィルタリングする方が効果的な場合があります。Gmailにはもちろん年齢 に応じたフィルターがありますが、特定のシナリオに合わせてフィルターを数十個設定するのは困難な場合があります。

あなたやあなたの仕事にとって最も重要なメールから始めてみてください。重要な電子メールを開き、[その他]メニュー(右側に縦に3つ並んだ点)をクリックしてから、このようなメッセージをフィルター処理して、類似のメッセージを常に重要としてマークするフィルターを作成します。検索ボックスの下にあるドロップダウンメニューを使用して、Gmail検索からフィルターを作成することもできます。

無限のフィルターを作成するのに時間を無駄にしたくはありませんが、仕事用ドメイン(たとえば、from:(@ gizmodo.com)」や銀行からのメールをカバーするフィルターを簡単に設定できます。親しい友人がまだメッセージングアプリであなたに連絡するように移動していない場合は、それらを追加することもできます。

メールワークフローに加えることができる最大の改善点の1つは、キーボードショートカットを有効にすることです。歯車アイコン(右上)をクリックし、[設定][一般]、および[キーボードショートカット]を選択します。あなたはすぐに筋肉の記憶だけであなたのメッセージを通して力を与えるでしょう。

ショートカットがPhotoshopやその他の場所で 時間を節約できるのと同じように、Gmailでも同じことができます。最初にクリックしてから最後にShiftキーを押しながらクリックするか、左上隅にある[すべて選択]チェックボックスを使用して、メッセージを一括選択できます。Eを使用してメッセージをアーカイブし、Shift + Iを使用してメッセージを既読としてマークし、+または=を使用してメッセージを重要としてマークすることができます。広場では、[]カッコ開いているメッセージをアーカイブすることができますし、自動的に次のいずれかに前方または後方に移動します。

多くの場合、送信元でメールを削減する方が、思ったよりも効果的です。Gmailには、ニュースレターの上部に[購読解除]リンクがあり、受信トレイが乱雑になるのを防ぐことができます。モバイルの新しいGmailでは、より目立つように表示されます。

Gmailモバイルアップデートの新機能:重要なメッセージの通知のみを受け取るオプション。これは、すでに説明した内容と関連しています。AndroidiOSのこれらの新機能はどちらも、実際に何も変更することなく、メッセージの管理を容易にするはずです。

検討する価値のある他の角度は、電子メールプログラム、フィルター、またはスヌーズとは実際には何の関係もない戦略です。たとえば、MotherboardのJason Koeblerは、受信トレイを1日中開いたままにするのではなく、メール関連の仕事を書き留めておくことをお勧めます。Gmail(およびBoomerangを使用するOutlook )でメールを一時停止することもできます。これにより、時間をより細かく制御できます。

そして、それは電子メールが多すぎることに固有の問題です。それは、私たちがその逆ではなく、その調子に合わせて踊ることをしばしば引き起こします。あなたがそれを扱う時間とそれらのウィンドウがどれくらいの長さであるかについて制限を設けることは多くの人々にとって有用であることが証明されました...ただそのスヌーズボタンを押したくはありません。

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