Guide du débutant pour remplir votre W-4

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Peut-être avez-vous commencé votre premier emploi ou peut-être avez-vous abandonné la vie d'indépendant pour un emploi à temps plein. Quel que soit votre scénario, si vous vous retrouvez à remplir un W-4 pour la première fois, vous risquez d'être un peu confus par tous les champs, feuilles de calcul et formulaires. Oui, l'IRS peut rendre les choses déroutantes. Prenons une étape à la fois.

Lorsque vous commencez un nouvel emploi en tant qu'employé , votre nouvel employeur vous donnera un W-4 . Votre W-4 est un formulaire IRS de quatre pages qui indique essentiellement à votre employeur combien d'argent à retirer de vos chèques de paie pour couvrir les impôts - et il a été modifié en 2020 pour aider les gens à demander les retenues d'impôt les plus précises possible.

Étape 1: La saisie des informations personnelles devrait être assez simple. Entrez votre nom, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale (c'est le bon moment pour mémoriser votre SSN, si vous ne l'avez pas déjà fait) et indiquez si vous êtes célibataire, marié, conjoint ou chef de famille.

Le terme «chef de ménage» est probablement la seule partie déroutante de cette section, mais l'IRS explique ce que «chef de ménage» signifie directement sur le formulaire: «Cochez uniquement si vous êtes célibataire et payez plus de la moitié des frais de garde une maison pour vous-même et une personne qualifiée. » Si ce n'est pas vous, ne cochez pas la case.

Si vous êtes exonéré de la retenue d'impôt, il vous suffit de remplir les étapes 1 (a), 1 (b) et 5 - puis vous pouvez écrire «Exempt» sur le formulaire W-4 dans l'espace ci-dessous Étape 4 (c ). En règle générale, vous ne pouvez demander une exonération que si vous n'avez aucune obligation fiscale, ce qui signifie que vous n'avez dû aucun impôt l'année dernière en raison d'un revenu gagné ou que vous n'avez pas du tout besoin de produire une déclaration de revenus.

Cependant, vous ne voulez certainement pas demander une exemption si vous n'êtes pas réellement exempté. Vous n'aurez pas d'impôt sur le revenu fédéral retenu sur votre chèque de paie, donc lorsque vous faites vos impôts en avril, vous aurez une facture fiscale géante qui comprend des pénalités de retard.

Voici où cela commence à devenir un peu plus déroutant. Étape 2: Emplois multiples ou travail conjoint , vous demande de "Terminez cette étape si vous (1) occupez plus d'un emploi à la fois, ou (2) êtes marié (e) conjointement et votre conjoint travaille également." Si aucun de ces scénarios ne s'applique à vous - c'est-à-dire si vous n'avez qu'un seul emploi ou si votre conjoint est au chômage - vous pouvez sauter cette section. Peasy facile!

Si vous et votre conjoint avez des emplois assortis de salaires à peu près équivalents, vous pouvez également sauter cette section - après avoir coché la case C indiquant que vous avez chacun un emploi et que vous gagnez tous les deux le même montant. (Assurez-vous que votre conjoint coche également la case C sur son W-4.)

Si vous occupez plusieurs emplois ou si vous et votre conjoint avez tous les deux des emplois avec des salaires disparates, vous allez vouloir passer à la page 3 et compléter l' étape 2 (b) - Feuille de travail pour plusieurs emplois - ou peut-être que vous allez vouloir ignorez la feuille de calcul et utilisez l' estimateur de retenue d'impôt en ligne de l'IRS , qui pose les mêmes questions et ne vous oblige pas à calculer les réponses vous-même. (Je recommande fortement d'utiliser l'estimateur en ligne.)

Quoi qu'il en soit, vous allez probablement vous retrouver avec un numéro de «retenue supplémentaire», qui représente le montant d'argent supplémentaire que vous souhaitez retenir pour chaque période de paie pour vous éviter de devoir payer des impôts supplémentaires lorsque vous produisez votre déclaration de revenus. (Si vous utilisez l'estimateur en ligne, ce numéro sera situé sous le sous-chapitre «Comment ajuster votre retenue».) Ce numéro de retenue supplémentaire apparaît sur votre formulaire W-4 à l'étape 4, ligne 4 (c).

Si vous avez plusieurs emplois, ou si vous êtes marié (e) conjointement et que vous et votre conjoint avez chacun un emploi, vous ne passerez à l' étape 3: Réclamer les personnes à charge que pour l' un de ces emplois . L'IRS recommande de remplir l'étape 3 sur le formulaire W-4 associé à l'emploi le mieux rémunéré; sur vos autres formulaires W-4 (ou ceux de votre conjoint), laissez ce champ vide.

L'étape 3 est assez simple. Si votre revenu est de 200 000 $ ou moins (400 000 $ ou moins si vous êtes marié conjointement), multipliez chaque enfant admissible de moins de 17 ans par 2 000 $ et chaque personne à charge supplémentaire par 500 $. Additionnez les nombres, notez le total et vous avez terminé.

Étape 4 (facultative): Les autres ajustements sont, comme leur nom l'indique, facultatifs. C'est aussi assez déroutant, alors parcourons-le ensemble.

Si vous avez plusieurs emplois, ou si vous êtes marié (e) conjointement et que vous et votre conjoint avez chacun un emploi, vous ne devez remplir les lignes 4 (a) et 4 (b) que pour l' un de ces emplois . Une fois de plus, l'IRS recommande de remplir ces lignes sur le formulaire W-4 associé à l'emploi le mieux rémunéré; sur vos autres formulaires W-4, laissez ces deux lignes vides.

La ligne 4 (a) vous demande de faire le compte de tous les autres revenus imposables non tirés d'emplois, comme les intérêts, les dividendes ou les revenus de retraite. De cette façon, vous pouvez déduire l'impôt nécessaire de votre chèque de paie maintenant afin de ne pas avoir à le payer plus tard.

La ligne 4 (b) vous demande de passer à la page 3 et de remplir l' étape 4 (b) - Feuille de calcul des déductions . Cette feuille de calcul vous aide à déterminer s'il vaut mieux prendre la déduction forfaitaire ou détailler vos déductions . (Remarque importante: ce lien renvoie à un article reflétant l'année d'imposition 2019; les déductions standard ont augmenté pour 2020. ) Vous pourrez également compter toutes les autres déductions fiscales applicables, telles que les intérêts sur les prêts étudiants ou les contributions déductibles de l'IRA.

Une fois que vous avez rempli 4 (a) et 4 (b), il ne vous reste plus qu'à remplir la ligne 4 (c), qui indique le montant d'impôt supplémentaire que vous aimeriez retenir à chaque période de paie. Si vous avez déjà calculé ce nombre lorsque vous avez terminé l'étape 2, vous avez terminé! Sinon, je recommande d'utiliser l' estimateur de retenue d'impôt en ligne de l'IRS pour déterminer si vous avez besoin d'une retenue supplémentaire.

Il est enfin temps de passer à l' étape 5: signez ici. Signez votre feuille de travail et remettez-la à votre employeur. Et c'est tout! Vous devriez avoir juste le bon montant retenu sur votre chèque de paie. Vous ne devrez pas beaucoup d'argent en avril, mais vous n'obtiendrez pas non plus un énorme remboursement.

Chaque fois que vous rencontrez des changements majeurs dans votre vie, vous voudrez également mettre à jour ce formulaire. Évidemment, si vous obtenez un nouvel emploi, vous en remplirez un nouveau, mais si vous vous mariez, avez un enfant ou obtenez un deuxième emploi, vous demanderez un nouveau W-4, puis vous ajusterez en conséquence.

Cet article a été initialement publié en 2017 et a été mis à jour en 2019 pour fournir des informations plus actuelles et plus précises. Il a été mis à jour à nouveau par Nicole Dieker le 7/9/20 avec les changements suivants: liens mis à jour, nouveaux titres pour refléter le style actuel et informations mises à jour pour refléter les lois fiscales actuelles.