Comment maîtriser Microsoft Office Excel

Les feuilles de calcul sont le rêve d'un nerd axé sur les données. Pour la plupart des gens ordinaires, cependant, c'est un gâchis compliqué. Heureusement, ils n'ont pas besoin de l'être. Voici comment plier les données à votre guise avec Microsoft Excel 2016.

Cet article fait partie de Microsoft Office Week , une série à Lifehacker où nous proposons des conseils pour démarrer ou maîtriser Microsoft Office. Vouloir plus? Assurez-vous de garder un œil sur la page de balises Office Week tout au long de la semaine.

Excel est d'une simplicité trompeuse pour commencer. L'interface du ruban fonctionne exactement comme les autres applications Microsoft . Chaque onglet en haut ouvre une nouvelle sélection d'options de menu. Si vous ne trouvez pas une fonctionnalité que vous recherchez, explorez les autres onglets pour la trouver. Vous pouvez également cliquer sur la case verte indiquant «Dites-moi ce que vous voulez faire» pour rechercher une option de menu.

Lorsque vous créez un nouveau document, vous pouvez également choisir parmi une grande variété de modèles. Excel 2016 peut rechercher des milliers de modèles en ligne, y compris des budgets personnels, des itinéraires de vacances, des notes de frais, des listes d'inventaire, etc. Vous pouvez rechercher des mots-clés dans la liste de modèles ou parcourir les pages de balises directement dans l'application. Vous pouvez également parcourir les modèles Excel en ligne ici .

Cette série suppose que vous comprenez les bases, mais si vous avez besoin d'un rappel, vous pouvez consulter les guides de démarrage rapide officiels de Microsoft ici .

Les feuilles de calcul peuvent être aussi simples qu'un tableau de base et aussi complexes qu'une feuille de personnage de jeu de rôle automatisé . Bien que les besoins de chacun soient différents, il existe quelques tâches de base que vous pouvez combiner pour créer la feuille de calcul la plus robuste dont vous avez besoin. Voici comment effectuer certaines des tâches les plus essentielles.

Le formatage des cellules dans une feuille de calcul peut transformer une liste ennuyeuse de nombres en un document utile et facile à lire. Vous pouvez définir manuellement les couleurs du texte et d'arrière-plan, la taille du texte, les surlignages et les bordures pour faciliter la lisibilité. La fonctionnalité de loin la plus utile, cependant, est la possibilité de styliser les cellules en fonction de ce qu'elles contiennent.

Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessus, j'ai une feuille de calcul de films de bandes dessinées et de combien d'argent ils ont gagné aux guichets nationaux et mondiaux (oui, j'ai vraiment ça, tais-toi). Si je veux pouvoir voir en un coup d'œil quels films ont le plus tiré parti et lesquels en ont fait le moins, je peux utiliser des échelles de couleurs conditionnelles.

Pour appliquer un style, sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le style. Dans mon cas, j'ai choisi toutes les cellules sous une seule colonne. Sous l'onglet Accueil, vous trouverez un bouton appelé Mise en forme conditionnelle. Cliquez dessus et vous verrez une sélection de styles que vous pouvez appliquer. Lorsque vous survolez chaque élément du menu, vous verrez un aperçu en direct afin que vous puissiez voir comment vos données apparaîtront une fois que vous aurez fait une sélection. Dans la capture d'écran ci-dessus, j'ai utilisé un style appelé "Échelle de couleurs vert - blanc - rouge". Les nombres les plus élevés sont colorés en vert, tandis que les nombres les plus bas sont colorés en rouge.

Si vous décidez que vous n'aimez pas un style ou que vous souhaitez le changer, vous devrez d'abord effacer l'ancien style. Pour ce faire, procédez comme suit:

Vous pouvez appliquer autant ou aussi peu de styles que vous le souhaitez à une plage de cellules. Vous pouvez également créer vos propres règles de style si Excel ne dispose pas déjà de l'option dont vous avez besoin. Gardez à l'esprit qu'un style sera appliqué à chaque cellule que vous sélectionnez, de sorte que la façon dont vous choisissez vos cellules peut affecter l'apparence du style. Par exemple, dans la feuille de calcul ci-dessus, si j'appliquais le style ci-dessus aux colonnes du box-office national et mondial en même temps, toutes les valeurs nationales seraient à l'extrémité rouge du spectre, rendant le style inutile. Pour être utile, j'avais besoin d'appliquer le style à chaque colonne individuellement.

La première ligne ou colonne de votre feuille de calcul est souvent utilisée pour les étiquettes. Dans mon exemple de feuille de calcul, je veux pouvoir voir dans quelle colonne je travaille, quel que soit le nombre de films de super-héros que je dois faire défiler. Vous pouvez verrouiller vos étiquettes en place à l' aide de la fonction Figer les volets .

Sous l'onglet Affichage, dans la section Fenêtre, vous verrez un bouton appelé Figer les volets. Si vous cliquez sur le menu déroulant ici, vous trouverez trois options:

Une fois que vous avez choisi l'une de ces options, la première option Figer les volets devient Libérer les volets. Vous devrez débloquer tous les volets avant d'en choisir de nouveaux à verrouiller.

Toutes ces boîtes de nombres ne seront pas très utiles si vous ne pouvez rien faire avec elles. Les formules et les fonctions d'Excel vous aident à effectuer une tonne de calculs complexes afin que vous puissiez tirer des conclusions significatives à partir de vos données.

Les formules sont le moyen le plus simple de faire des mathématiques dans Excel. Toutes les formules commencent par un signe =. Vous pouvez ensuite créer des problèmes de base à l'aide d'étiquettes de cellule. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessus, disons que je veux voir combien les deux films autonomes de Wolverine ont globalement fait dans le monde entier. J'utiliserais la formule suivante:

=F29+F31

Cela ajouterait les deux chiffres ensemble - 373 $ + 414 $ - pour me donner un total global de 787 millions de dollars (chaque valeur de cellule représente des millions).

Excel propose également une tonne de fonctions prédéfinies pour effectuer des calculs plus complexes à votre place. Par exemple, supposons que vous souhaitiez savoir combien d'argent les films X-Men ont rapporté en moyenne dans le monde dans la feuille de calcul ci-dessus. Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction MOYENNE . Pour prendre la moyenne de tous ces films, vous utiliseriez la ligne suivante:

=AVERAGE(F26:F33)

Le signe deux-points dans cette ligne indique que la fonction MOYENNE doit inclure toute la plage de cellules entre la première et la dernière cellule. Donc, cette fonction prendra la moyenne de chaque valeur pour un film X-Men dans la colonne F.

Vous pouvez également imbriquer des fonctions les unes dans les autres. Par exemple, disons que je veux connaître la note moyenne de l'utilisateur Rotten Tomatoes pour chaque film X-Men. La note moyenne de toutes les cellules de H26 à H33 dans la capture d'écran ci-dessus se termine par trois décimales. Au lieu de cela, je veux arrondir ce nombre à une seule décimale. Selon la documentation d'Excel, la fonction ROUND doit être formatée comme ceci:

=ROUND(number, num_digits)

Ici, «nombre» indique le nombre que je veux arrondir et «num_digits» représente le nombre de chiffres auquel je veux arrondir le nombre. Dans ce cas, le nombre que je veux arrondir est le résultat de la fonction MOYENNE. Donc, afin de couper ces décimales supplémentaires de la moyenne, j'utiliserai la fonction suivante:

=ROUND((AVERAGE(H26:H33)),1)

C'est ce qu'on appelle une fonction imbriquée . Tout d'abord, Excel calcule la moyenne des cellules de H26 à H33 (en gras ci-dessus). Ensuite, il utilise cette moyenne comme argument numérique dans la fonction ROUND. Le 1 à la fin de la ligne indique que le nombre doit être arrondi à une virgule décimale. Ainsi, au lieu d'obtenir une note moyenne de 78,875, qui est la note moyenne réelle, vous voyez 78,9 dans la feuille finale.

Comme vous pouvez le voir, les formules et les fonctions peuvent aller de très simples à incroyablement complexes. Ces exemples effacent à peine la surface de ce que vous pouvez faire avec des formules et des fonctions. Vous pouvez consulter ce guide du How-To Geek pour une plongée plus approfondie dans ce que vous pouvez faire avec les fonctions. Vous pouvez également parcourir les fonctions intégrées à Excel et apprendre à les utiliser ici .

Dans l'exemple ci-dessus, j'ai utilisé des fonctions pour créer manuellement un tableau avec des informations sur ma feuille de calcul. Les tableaux croisés dynamiques offrent un moyen plus simple de le faire sans avoir à élaborer avec soin des formules complexes pour effectuer des tâches de base comme arrondir une moyenne. Lorsque vous avez affaire à de grands ensembles de données, cela peut être inestimable.

Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique de deux manières. Sous l'onglet Insertion, vous pouvez cliquer sur Tableaux croisés dynamiques recommandés et Excel suggérera des tableaux en fonction des données que vous avez déjà entrées dans votre feuille de calcul. Vous pouvez également cliquer sur Tableau croisé dynamique pour créer manuellement le vôtre. Les deux ouvriront l'interface du tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille.

Dans un tableau croisé dynamique, vous pouvez choisir des sous-ensembles spécifiques de vos données à analyser. Par exemple, disons que je veux voir les notes moyennes des évaluations Metacritic. Sur le côté droit de l'écran, je sélectionnerai les champs Utilisateurs du film, Métacritique et Métacritique. Cela me donnera le tableau suivant:

Par défaut, le tableau me montrera la somme de chaque ligne. Bien que ce soit pratique pour quelque chose comme le total brut du box-office, dans ce cas, la somme des notes d'évaluation est inutile. Je vais devoir le peaufiner. Pour ce faire, je clique sur la flèche déroulante à côté de «Somme de métacritiques» dans la zone Valeurs. Ensuite, je clique sur Paramètres du champ de valeur. Cela me donnera de nouvelles options pour les données à afficher.

Dans l'onglet Résumer les valeurs par, je choisirai Moyenne, car c'est un calcul plus significatif. Ensuite, je ferai la même chose pour le champ Somme des utilisateurs métacritiques dans la zone Valeurs. Cela me donnera un tableau beaucoup plus utile:

Tout comme dans la dernière section, cette décimale de fin dans la colonne Metacritic me dérange. Heureusement, je n'ai pas besoin de m'occuper des fonctions imbriquées cette fois. Pour résoudre ce problème, je vais ouvrir à nouveau le menu Paramètres du champ de valeur. Cette fois, je clique sur le bouton en bas de la fenêtre qui dit Format des nombres.

Dans la liste des catégories sur le côté gauche de la nouvelle fenêtre qui apparaît, je vais sélectionner Nombre. Ici, je peux choisir le nombre de décimales que je veux inclure. Pour la colonne Metacritic, je choisirai zéro, donc c'est cohérent avec la métrique de score d'origine. Je vais faire le même changement pour la colonne Utilisateurs Metacritic, mais cette fois je choisirai un point décimal, car les utilisateurs Metacritic évaluent sur une échelle d'un point décimal. Ma nouvelle table est beaucoup plus propre:

Mon nouveau tableau croisé dynamique est beaucoup plus facile à lire. Vous pouvez utiliser des tableaux croisés dynamiques pour examiner vos données de différentes manières sans changer la feuille sur laquelle vos données sont stockées. Par exemple, je peux rapidement ajouter des colonnes pour les données Box Office ou les notes Rotten Tomatoes. Je pourrais également faire glisser le champ Film de la zone Lignes vers la zone Filtres afin que ma table affiche uniquement les totaux pour chaque colonne, au lieu des lignes individuelles elles-mêmes.

Lorsque vous avez affaire à d'énormes ensembles de données, les tableaux croisés dynamiques deviennent essentiels. Parfois, ils peuvent être un peu difficiles si vos données ne sont pas formatées correctement (les lignes vides que je laisse entre différentes franchises jettent régulièrement des tableaux croisés dynamiques automatiques, par exemple), mais elles sont souvent beaucoup plus rapides et plus flexibles que la création des vôtres tableaux à partir de formules.

Contrairement aux documents Word, les feuilles de calcul ne sont pas conçues avec des pages normales et faciles à imprimer. Pour compenser cela, utilisez la fonction Aperçu des sauts de page . Avec lui, vous pouvez modifier la façon dont votre feuille est divisée et quelles données doivent être imprimées sur quelle page.

Pour ouvrir cette vue, cliquez sur l'onglet Affichage. Dans la section Affichage du classeur, cliquez sur Aperçu du saut de page. Votre feuille de calcul fera un zoom arrière et vous montrera quelles sections seront imprimées sur chaque page. Vous pouvez faire glisser chaque ligne pour redimensionner les sections comme bon vous semble.

Si vous souhaitez ajouter d'autres sauts de page, procédez comme suit:

Dans le cas de documents très longs, Excel peut introduire des sauts de page automatiques lorsque vous atteignez la quantité maximale d'espace pouvant tenir sur une page. Vous ne pouvez pas supprimer ces sauts de page, mais tous les autres, y compris les sauts de page que vous ajoutez, peuvent être déplacés ou supprimés à volonté. Pour revenir à l'affichage normal, revenez à l'onglet Affichage du ruban. Sous Vues du classeur, cliquez sur Normal.

Pour avoir une meilleure idée de l'apparence de vos données, vous pouvez créer des graphiques personnalisés basés sur tout ou partie des données de votre feuille de calcul. Excel est livré avec une tonne de styles prêts à l'emploi parmi lesquels vous pouvez choisir, ou vous pouvez personnaliser vos graphiques en fonction de vos besoins .

Pour créer un graphique, sélectionnez d'abord les cellules que vous souhaitez inclure. Dans certains cas, vous devrez peut-être formater vos cellules d'une certaine manière pour qu'Excel les comprenne, mais vous pouvez lire comment formater vos cellules pour chaque type de graphique ici . Dans cet exemple, nous utiliserons les données de film pour l'univers cinématographique Marvel dans la capture d'écran ci-dessus. Je vais tout sélectionner dans les colonnes A, E et F.

Une fois que vous avez sélectionné vos données, cliquez sur l'onglet Insertion dans le ruban. Dans la section Graphiques, vous verrez un bouton appelé Graphiques recommandés. Cela choisira automatiquement le type de graphique qui, selon Excel, est le mieux basé sur les données que vous avez sélectionnées. Dans mon cas, j'ai choisi «colonnes groupées» parmi mes suggestions.

Une fois que vous avez créé votre graphique, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. Dans mon cas, il y a certaines choses que je n'aime pas dans celui-ci. Je souhaite modifier le titre du graphique pour qu'il soit plus descriptif. Je veux ajouter une étiquette sur l'axe gauche pour indiquer que les nombres sont mesurés en millions. De plus, ce serait bien si la palette de couleurs était un peu moins ennuyeuse.

Le premier problème est simple. Vous pouvez cliquer sur le titre d'un graphique pour le modifier. Pour modifier les étiquettes des axes, vous devez d'abord en ajouter une. Cliquez quelque part dans l'espace vide du graphique pour sélectionner le graphique lui-même. Trois boutons apparaîtront à côté du coin supérieur droit du graphique. Cliquez sur le premier bouton avec une icône plus verte. Ici, vous pouvez ajouter des éléments comme un titre d'axe. Vous pouvez ensuite cliquer sur l'étiquette pour la modifier de la même manière que vous avez modifié le titre.

Pour changer le style du graphique, sélectionnez-le et cliquez sur la case avec un symbole de pinceau dessus. Ici, vous pouvez choisir parmi une sélection de styles prédéfinis. Vous pouvez également modifier le jeu de couleurs de votre graphique en cliquant sur Couleur en haut de la zone de sélection de style. Maintenant, ce graphique n'est-il pas tellement plus beau?

Par défaut, tous les nouveaux graphiques que vous créez apparaîtront sur la feuille que vous avez ouverte. Si vous préférez garder vos graphiques séparés, vous pouvez les déplacer vers leur propre feuille. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le graphique et sélectionnez Déplacer le graphique. Dans la boîte qui apparaît, sélectionnez «Nouvelle feuille» et donnez-lui un nom. Cliquez sur OK et le graphique sera déplacé vers sa propre feuille.

Les bases des feuilles de calcul sont aussi fondamentales que les mathématiques elles-mêmes. Malgré tout, Microsoft a réussi à ajouter de nouvelles fonctionnalités utiles dans Excel 2016. Voici quelques-uns des meilleurs outils de la version la plus récente:

Il y a beaucoup plus d'anciennes et de nouvelles fonctionnalités enfouies sous la surface. Vous pouvez en savoir plus sur les dernières versions sur le site Web de Microsoft .

Vous pouvez trouver une liste complète des raccourcis clavier pour presque tout dans Excel sur le site Web de Microsoft ici . Voici quelques-uns des plus courants que vous utiliserez chaque jour:

Excel prend également en charge plusieurs des mêmes raccourcis de navigation de texte que nous avons décrits précédemment ici . Vous pouvez également parcourir le ruban en appuyant sur Alt. L'application vous montrera alors sur quel bouton vous pouvez appuyer pour changer d'onglet ou accéder aux fonctions actuellement disponibles.

Il n'y a pratiquement aucune limite à la façon dont vous pouvez utiliser Excel pour créer vos propres feuilles de calcul. Vous pouvez créer n'importe quoi, de la simple liste de tâches aux feuilles qui ressemblent presque à des applications à part entière. Voici quelques lectures supplémentaires pour vous aider sur votre chemin:

Les feuilles de calcul ne sont pas aussi ennuyeuses que les films vous l'ont laissé croire. Bien que cela puisse prendre un peu de travail pour commencer, vous pouvez transformer les données fastidieusement collectées en graphiques visuellement impressionnants et informatifs.

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