Au-delà des bases: comment collaborer avec les autres dans Microsoft Word

La collaboration est un élément clé d'une bonne création de documents dans la plupart des lieux de travail. Comme la plupart des choses dans Microsoft Word, les outils de collaboration sont puissants, mais peuvent être frustrants jusqu'à ce que vous appreniez comment ils fonctionnent et comment en tirer le meilleur parti.

Nous avons déjà examiné des conseils pour une meilleure mise en forme dans Word , et il est maintenant temps de tourner notre attention vers la collaboration. Peut-être avez-vous la chance d'être la seule personne à travailler sur un document, mais il est fort probable que d'autres personnes ajoutent également leur contribution. Dans certains cas, cela peut être beaucoup de monde. Heureusement, Word dispose d'outils de collaboration assez solides.

Les instructions de cet article sont basées sur Word 2013. La plupart des fonctionnalités fonctionneront de la même manière dans les versions précédentes et dans le prochain Word 2016, qui est maintenant en préversion publique . Nous noterons où se produisent les différences majeures.

L'attrait de Google Docs, du moins pour moi, est que je peux facilement créer et modifier n'importe quel document sur n'importe quel appareil connecté à Internet que j'utilise. C'est gratuit, rapide, simple et partout. C'est une puissante attraction. Et si Google Docs fait ce dont vous avez besoin, pourquoi ne pas l'utiliser?

Le problème est que Google Docs ne dispose pas vraiment d'un ensemble de fonctionnalités robustes, et en particulier sur le lieu de travail, beaucoup de gens ont besoin de ce pouvoir. En termes de collaboration, Google Docs offre une fonctionnalité importante qui manque à Word, du moins jusqu'à présent. La collaboration en temps réel vous permet de travailler avec d'autres personnes sur le même document en même temps, en voyant les modifications qu'elles apportent au fur et à mesure qu'elles les apportent.

La collaboration en temps réel est excellente dans certains cas. Si vous avez une petite équipe serrée qui peut tous se réunir en même temps pour réviser un document et, idéalement, communiquer par chat vocal ou vidéo (ou en personne) pendant le montage, il est difficile de battre en temps réel. collaboration. En fait, c'est le genre d'environnement dans lequel Google Docs excelle dans l'ensemble. Google Docs propose sa propre version de la fonctionnalité de suivi des modifications de Word (bien que Google l'appelle Suggestions), et elle est facile à utiliser. Mais il est loin d'être aussi robuste que l'offre de Word lorsque vous travaillez avec des documents complexes ou dans des équipes complexes. Et c'est le genre d'environnement dans lequel Microsoft Word excelle.

En fin de compte, il s'agit de choisir l'outil qui convient le mieux à votre équipe.

Je travaille sur des documents dans Word depuis très longtemps et j'ai vu toutes les formes de collaboration. Les gens qui insistent pour m'envoyer des modifications par e-mail parce qu'ils ne veulent pas jouer avec le document Les personnes qui impriment des documents et annotent les modifications avec leur fidèle stylo. Cela semble un peu fou, mais ce comportement découle souvent d'un malentendu, et d'une méfiance qui en résulte, du fonctionnement réel des outils de collaboration dans Word.

Il n'y a vraiment que deux outils de collaboration dans Word:

Selon la version de Word avec laquelle vous travaillez, vous pouvez également trouver d'autres outils de collaboration. Dans certaines versions plus anciennes, vous verrez un outil appelé Discussions Web, qui est une sorte de système de commentaires en ligne.

Avant d'entrer dans les détails du fonctionnement des outils de collaboration de Word, nous devrions parler de la chose la plus puissante que vous puissiez faire pour assurer une bonne collaboration dans Word. Mettez une seule personne en charge d'un document. Confiez à cette personne la responsabilité de s'assurer que les gens comprennent (et utilisent) les outils de collaboration, achemine le document là où il doit aller et incorpore les changements à chaque étape du processus.

Selon la façon dont vous travaillez sur les documents dans votre environnement, cela peut sembler excessif. Peut-être que vous n'avez que deux ou trois personnes qui travaillent sur un document et que vous faites confiance à chacun pour faire son travail. Mais que se passe-t-il si trois personnes décident de modifier le même document en même temps?

Gardez également à l'esprit que dans de nombreux environnements, les choses sont beaucoup plus compliquées. Considérez ce petit scénario de cas. Ma femme travaille pour une entreprise qui consulte d'autres entreprises qui préparent des propositions gouvernementales. Un seul document peut dépasser 100 pages. Il peut y avoir différents auteurs travaillant sur chaque section du document, avec la contribution d'autres techniciens ou ingénieurs. Toute une chaîne de personnes au sein de l'entreprise principale doivent apporter leur contribution et un certain nombre de personnes de l'entreprise de ma femme auront également des contributions, allant de l'édition technique à l'édition de copie en passant par le formatage. Et une seule proposition peut avoir huit ou plus de ces documents et passer par une douzaine de phases de rédaction. Comme vous pouvez l'imaginer, les choses se compliquent rapidement.

Une façon de gérer cela consiste à utiliser un système de gestion de documents, comme Microsoft SharePoint, dans lequel les gens doivent extraire un document pour travailler dessus et personne d'autre ne peut travailler dessus en même temps. Mais même avec cette configuration, vous trouvez des personnes qui essaient de trouver des raccourcis dans le système.

Le fait de confier à une seule personne la responsabilité de gérer le document et de l'acheminer entre les différentes personnes qui doivent fournir des informations (que ce soit par e-mail ou en utilisant un système de gestion de contenu) permet d'éviter un cauchemar de collaboration. Alors, avec cette petite conférence terminée, voyons comment gérer certaines de ces choses dans Word.

Pour activer ou désactiver le suivi des modifications dans un document Word, passez à la barre d'outils Révision et cliquez sur le bouton Suivi des modifications (ou appuyez sur Ctrl + Maj + E). Lorsqu'il est activé, Word marque automatiquement toutes les modifications apportées au document. Les modifications de mise en forme sont notées dans le texte de la bulle dans la colonne de droite.

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document avec le suivi des modifications activé, les modifications de différentes personnes sont marquées de différentes couleurs afin qu'il soit plus facile de savoir qui a fait quoi. Pour savoir quelle personne a effectué le changement, maintenez simplement le pointeur au-dessus d'un changement pendant un moment pour afficher une fenêtre contextuelle indiquant l'auteur, la date et le type du changement. Toutes les modifications du document (y compris les modifications de mise en forme) sont également signalées par une barre verticale à l'extérieur de la marge gauche pour faciliter la recherche de modifications.

À un moment donné, vous devrez examiner les modifications et décider de les accepter ou de les rejeter. Word propose plusieurs façons de procéder:

Vous pouvez également accepter ou refuser plusieurs modifications à la fois en sélectionnant du texte et en utilisant les boutons de la barre d'outils. Par exemple, vous pouvez préférer lire un paragraphe entier à la fois, sélectionner ce paragraphe, puis accepter toutes les modifications comportant plusieurs modifications, puis décider d'accepter (ou de rejeter) toutes les modifications du paragraphe. Malheureusement, vous ne pouvez pas utiliser les menus contextuels de cette façon car, pour une raison quelconque, les options de révision n'apparaissent pas si l'un des textes sélectionnés n'est pas un changement marqué.

Comme pour la plupart des choses dans Word, vous pouvez modifier un bon nombre de paramètres contrôlant la façon dont vous voyez les modifications suivies. Dans la section Suivi de la barre d'outils Révision, le menu déroulant Afficher pour révision révèle ces quatre options:

Juste en dessous de ce menu, le menu déroulant Afficher le balisage vous permet de contrôler le balisage que vous voyez à l'écran. Vous pouvez activer ou désactiver le balisage pour les commentaires, l'encre, les insertions et les suppressions, la mise en forme, les types de bulles ou même des réviseurs spécifiques.

Vous pouvez même aller plus loin avec certaines options avancées. Par défaut, Word attribue automatiquement une seule couleur à chaque auteur qui modifie un document, barre le texte supprimé et souligne le texte ajouté. Mais vous pouvez changer tout cela.

En bas à droite de la section Suivi de la barre d'outils Révision, cliquez sur la petite flèche contextuelle pour ouvrir la fenêtre Options de suivi des modifications, puis cliquez sur Options avancées. La fenêtre Options avancées de suivi des modifications vous permet d'affiner un peu les choses. Vous pouvez contrôler la façon dont différents types de balisage (comme les insertions, les suppressions et les lignes modifiées) apparaissent et leur couleur. Par exemple, au lieu de voir un balisage de couleur différent pour chaque réviseur, vous souhaitez peut-être voir toutes les modifications en rouge. Vous pouvez le faire. Ou peut-être voulez-vous des insertions en gras au lieu de soulignées et des insertions colorées en rouge et des suppressions en bleu. Vous pouvez faire cela aussi. Vous pouvez également contrôler des éléments tels que la manière dont les modifications sont gérées dans les tableaux, si la mise en forme est suivie, et même la taille des bulles (pour les commentaires et les modifications de mise en forme) et dans quelle marge elles apparaissent.

L'un des meilleurs moyens de garantir que tout le monde utilise la fonction Suivi des modifications consiste à verrouiller votre document. Word 2013 (et 2016) rend cela très facile. Cliquez sur le menu déroulant sous le bouton Suivi des modifications, puis sur Verrouiller le suivi. Word vous demandera d'attribuer un mot de passe. Vous ne pouvez déverrouiller le suivi que si vous entrez le mot de passe.

Lorsque le suivi est verrouillé, personne ne peut désactiver le suivi des modifications et personne ne peut accepter ou rejeter les modifications. Toutes les modifications apportées au document sont suivies à l'aide des options que vous avez configurées.

Vous pouvez également activer cette fonctionnalité en cliquant sur le bouton Restreindre la modification dans la barre d'outils Révision. En fait, cette méthode vous offre des options supplémentaires telles que limiter la mise en forme à certains styles et autoriser uniquement certains types de modifications, comme les commentaires. Le bouton Restreindre la modification est également disponible dans les versions précédentes de Word.

Les commentaires sont en fait assez simples. Cliquez quelque part dans le document (ou mettez du texte en surbrillance), puis cliquez sur Nouveau commentaire dans la barre d'outils Révision. Une bulle de commentaire vide apparaît dans la marge de droite et vous pouvez taper ce que vous voulez. Vous pouvez utiliser la barre d'outils pour parcourir les commentaires dans le document et les supprimer lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Word 2013 (et 2016) propose également des commentaires par fil. Dans n'importe quel commentaire, cliquez simplement sur le bouton Répondre pour répondre à ce commentaire et que tout reste bien rangé. Les versions antérieures à 2013 n'avaient pas de commentaires filetés, donc les choses pouvaient devenir un peu compliquées. Un moyen simple de rapprocher les commentaires filetés si vous utilisez une version plus ancienne consiste simplement à ajouter du texte à un commentaire existant, en espaçant et en incluant votre nom au début de votre nouveau texte. Ce n'est pas génial, mais cela empêche plusieurs commentaires sur le même sujet de surcharger la page.

Aussi simples qu'ils soient à utiliser, l'un des défis que j'ai rencontrés avec les commentaires est d'amener les gens à les utiliser. Il y a encore des gens aujourd'hui qui m'enverront des commentaires par e-mail, ainsi que des numéros de page et de paragraphe qui pourraient changer au fur et à mesure que le document est édité. Et j'ai des gens qui insistent pour laisser leurs commentaires sous forme de texte inséré directement dans le document. Donc, c'est un autre exemple dans lequel un peu de préparation et d'éducation peut aller très loin.

Si vous vous trouvez dans une situation où vous avez plusieurs versions du même document, Word offre un moyen de combiner ou de comparer des documents. Franchement, je déteste l'utiliser. Il est préférable de laisser chaque réviseur apporter des modifications à son tour. Mais parfois, des choses arrivent. Les fonctionnalités de combinaison et de comparaison fonctionnent en apportant les modifications d'un document dans une version originale de ce document. Notez simplement que vous pouvez utiliser n'importe quel document comme original, malgré ce que Word l'appelle. Considérez-le davantage comme le document maître. Les deux outils se trouvent sous le bouton Comparer de la barre d'outils Révision.

Voyez tout ce que nous avons manqué ou avez vos propres conseils à partager? Nous serions ravis de vous entendre dans les commentaires!

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