¿Cómo puedo guardar todos mis correos electrónicos para una copia de seguridad personal?

Copias de seguridad Correo electrónico Gmail panorama trabajo

Tener una copia personal de los correos electrónicos de su trabajo definitivamente puede ser útil tanto antes como después de dejar un trabajo. Puede consultarlos más tarde, por ejemplo, para documentar los comentarios que recibió o los proyectos en los que trabajó, tal vez para obtener muestras para su próximo concierto.

Hay varios métodos que puede utilizar para crear copias de seguridad de sus correos electrónicos de trabajo. Analizaremos varias opciones para Outlook y Gmail, pero antes de comenzar, sepa esto: su empresa es propietaria del correo electrónico del trabajo . Para evitar ramificaciones legales, consulte con su departamento de TI o supervisor antes de hacer archivos de su correo electrónico, no sea que se encuentre al final de una demanda desagradable .

Para hacer una copia de seguridad de todo su correo electrónico, incluidas sus subcarpetas, utilice la función de exportación de Outlook . En las versiones más recientes de Outlook, encontrará esto en Archivo> Abrir y exportar> Importar / Exportar> Exportar a un archivo .

Su copia de seguridad contendrá su correo, calendario y contactos. A continuación, puede tomar este archivo .PST y abrirlo en otra computadora, ya sea en otra versión de Outlook, en un programa de correo electrónico completamente diferente o en ciertas aplicaciones de terceros.

Si no desea guardar todo su archivo, puede seleccionar mensajes individuales y arrastrarlos a una carpeta en el Explorador de Windows (o Finder, si está en una Mac). Esto guarda los correos electrónicos como archivos .MSG individuales con el asunto como nombre de archivo, completo con los archivos adjuntos.

Podrá volver a abrir estos mensajes en Outlook en Windows, pero no en otro cliente de correo electrónico, ya que el formato .MSG es propiedad de Outlook. (Si desea utilizar un programa diferente para leerlos, deberá buscar en el software de visor o conversor de MSG ). En su Mac, arrastrar los mensajes al Finder los guardará como archivos .EML, que luego podrá abrir en clientes de correo electrónico.

Para guardar correos electrónicos individuales en Outlook, el comando Archivo> Guardar como le permitirá guardar mensajes en formatos más universales , como texto, RTF y HTML. Desafortunadamente, también deberá guardar los archivos adjuntos individualmente, y esto solo es ideal para guardar algunos mensajes a la vez.

Esta es la opción más sencilla para Gmail. Puede descargar y exportar todos sus datos de Google, incluidos los correos electrónicos, para referencia futura o para usar con otro servicio. Vaya a Google Takeout y seleccione los servicios de Google que desea incluir en su archivo. También seleccionará un método de entrega (agregar su archivo a su Dropbox o enviar un correo electrónico descargable, por ejemplo) y la frecuencia de exportación (una vez o cada pocos meses durante un año).

Los correos electrónicos se guardan como archivos .MBOX. Y tenemos una explicación sobre cómo verlos después de su descarga de big data.

También puede intentar usar un cliente de correo electrónico como Outlook o Thunderbird para descargar su correo electrónico a través de POP o simplemente acceder a él a través de IMAP. Luego, puede guardar los correos electrónicos desde la aplicación. (Con Thunderbird, simplemente puede resaltar todos los correos electrónicos, hacer clic derecho sobre ellos y elegir "Guardar como" para guardarlos todos como archivos .EML).

Más opciones para exportar sus correos electrónicos desde Gmail y Outlook (u otros programas) incluyen imprimir sus correos electrónicos en archivos PDF y reenviarlos a su dirección de correo electrónico personal, pero hay algunas desventajas en estos enfoques.

Si desea imprimir varios correos electrónicos en archivos PDF, es probable que deba hacerlo de forma individual en Outlook. Los PDF tampoco contendrán ningún archivo adjunto, por lo que tendrá que guardarlos por separado. Aún así, esta es una solución sólida si solo tiene algunos correos electrónicos críticos que desea respaldar

Si está utilizando Gmail, hay una serie de extensiones de Chrome (como Guardar correos electrónicos en PDF ) que le permiten exportar, descargar o imprimir sus mensajes como PDF, incluidos varios correos electrónicos a la vez.

Reenviar correos electrónicos a su dirección personal es otra idea. Puede configurar filtros tanto en Gmail como en Outlook para hacer esto. Sin embargo, solo reenviará los correos electrónicos que reciba después de configurar el reenvío, por lo que aún deberá usar una de las soluciones anteriores para guardar los mensajes más antiguos (a menos que desee reenviarlos todos manualmente).

Este artículo se publicó originalmente en 2013 y se actualizó en enero de 2020 con más información.