文書に電子署名するときは、常にコピーを保管してください

ニューヨークを拠点に活動するフリーランサーのポールは、お金を借りているコンサルティングクライアントから返答が得られなかっ たとき、法的措置を取る必要があるのではないかと考えました。彼は、ビジネスオートメーションベンダーのHelloSignを使用する数か月前に署名したドキュメントへのリンクを受信トレイから掘り下げたので、契約書をダウンロードします。しかし、彼がクリックして契約を開くと、彼が受け取ったのはエラーメッセージだけでした。契約はなくなりました。クライアントが彼にお金を借りていることを証明する方法はありませんでした。

この状況は、クラウドコンピューティングの世界の弱点を明らかにしています。この世界では、いつか参照する必要のあるデジタルバックアップやハードコピーがなくても、ドキュメントをオンラインで無期限に保存できます。クラウドは、必要なドキュメントが消えるまでしか便利ではありません。

姓を差し控えるように要求したポールは、HelloSignから助けを得る正しい道を見つけるのに約1週間かかったと言いました。最後に、会社の従業員は、ポールが署名してから2か月後に契約が削除されたことを確認しました。ポールは、クライアントが契約を削除したときに電子メール通知を受け取ることになっていたが、誰も到着しなかったと彼は言う。

契約が削除されただけでなく、クライアントによって署名されたこともありませんでした。「すべての署名者がその部分を完了する前にリクエストをキャンセルすると、すぐに契約がキャンセルされ、すべてのコピーが削除されます」と、ポールがHelloSignから受け取った電子メールの説明を読んでください。「残念ながら、ドキュメントは取得できなくなりました。」

同社の広報担当者によると、最近Dropboxに買収されたHelloSignは、Paulの経験についてコメントせず、Paulが促進する契約とそれらの文書の保管は、「取引の当事者間でのみ」行われると述べた。

電子署名サービスを提供している他のいくつかの会社に連絡して、それらのポリシーがHelloSignのポリシーと一致するかどうかを確認しました。

Adobe Sign(以前のEchosign)は、「送信者の手の届かない包括的な監査証跡」を提供し、場合によっては、署名プロセスの各段階でドキュメントのコピーを自動的に電子メールで送信すると述べました。

DocuSignでは、契約の送信者はシステムからドキュメントを削除することを選択できますが、そうすることで、削除が発生する前にローカルコピーをダウンロードする機会があるすべての署名者に、DocuSignのプラットフォーム製品管理担当副社長であるRyanCoxに通知します。 、メールで説明。ドキュメントが「パージ」された後、その存在の記録が残ります。「パッケージが配達/破壊された/何であれ、郵便局がパッケージの配達履歴と関連データをどのように維持するかを考えてください」とコックスは言いました。

契約が完了しなかったのに、なぜフリーランサーが仕事をしたのですか?ポールは、以前にクライアントと協力したことがあり、彼らは常に信頼できると述べました。彼が文書の彼の部分に署名した後、会社の彼の連絡先は彼らがそれを受け取ったと電子メールで言った、そして彼は仕事を始めることができた。彼の支払いは先週話したときに処理されていましたが、会社は彼がニューヨーク市消費者問題局にフリーランスの無料ではない苦情を申し立てると脅した後、彼の繰り返しの電話と電子メールの問い合わせにのみ応答しました。その法律は、不払いの請求を提出するために正式な契約の証明を必要としません。

今、ポールは警戒している。「私は[電子署名ベンダー]が契約を保存することを信頼していません。そのため、次に使用するときは、契約書のPDFをダウンロードします」とPaul氏は述べています。彼は、HelloSignとDocuSignで署名されたすべての古い契約のコピーをダウンロードしたと述べました。

ポールの話は、特に他の当事者によって管理されている場合に、クラウドでぶらぶらしているドキュメントに満足しないように警告しています。フリーランスの仕事の契約であれ、アパートのリースであれ、学生ローンの借り換えにサインアップした場合であれ、電子署名されたドキュメントのコピーをダウンロードすることは、「早期かつ頻繁に」完了する必要があります。

契約で複数の関係者からの署名が必要な場合は、自分の役割を果たした直後に署名プロセスが完了するとは限りません。誰と取引をしているのかによっては、本に署名して封印した契約書が彼らのやることリストの一番上にないかもしれません。

LifehackerのシニアテクノロジーエディターであるDavidMurphyの最近のTech911コラムで 述べたように、家族の写真をデジタル化する場合は、1つのクラウドサービスに保存するだけでなく、問題が発生した場合に備えてローカルコピーも作成します。また、オリジナルも安全な場所に保管します。

契約は家族の写真ほど感傷的ではないかもしれませんが、法律上および財政上の問題は同じ注意を払って扱われるに値します。電子署名サイトにあるコピーをバックアップと見なしてください。

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